2023年4月改定

１. 基本事項

東京大学アルバム編集会

東京大学アルバム編集会（以下、当会とする）は「東京大学卒業アルバム」（以下、卒業アルバムとする）を制作・出版・販売している東京大学学内の届出学生団体である。

代表たる会長等

当会を代表する会長、およびその代理として、東京大学の学生から各々一人選定する。

個人情報管理についての基本原則

当会は、卒業アルバムを制作・出版するにあたって、利用管理する個人情報の重要性に鑑み、その適正な利用・保護に努めなければならない。また、そのために本部学生支援課の指導・協力のもと、所属している学生への指導徹底を図る。

２ . 個人情報の取得・利用

個人情報の利用

当会は、卒業アルバム編集作業上必要な本大学学部生（以下、学生とする）及び本大学教官について、上記の基本原則にのっとり、個人情報を利用する。

利用する個人情報

当会が利用する学生の個人情報については以下の通りである。

  • 氏名
  • 学生証番号
  • 所属学部、学科、コース、専修課程
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 保護者住所
  • 保護者電話番号
  • 写真データ

（以下、これらを当該個人情報とする）

なお、「写真データ」には学生の個人写真だけでなく、個人が特定可能な形で写っている写真すべてを指す。

当会が利用する教員の個人情報については以下の通りである。

  • 氏名
  • 所属研究室とその所在地
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 写真データ

なお、必要に応じ上記以外の情報を取得し管理する場合は、別途その旨明記の上本人の同意を必要とする。

名簿の作成

学生や教官の当該個人情報は、主に学生や教官本人の自筆、口頭、webサイト上のフォーム、メールにより提供されたものを基にデータベース化し、名簿として保存する。

３. 個人情報の管理等

管理の原則

当会は、卒業アルバム編集作業にあたり利用する当該個人情報の極めて高い価値に鑑み、その適正な利用や厳格な管理によって、流出や流用の防止に最大限努めなければならない。

利用範囲

当会は、当該個人情報を卒業アルバム編集作業上必要な最低限度の範囲で利用しなければならない。ここでいう「最低限度の範囲」とは、以下を指す。

  • 学生人数の把握
  • 学生や保護者への撮影会及び配本の案内の発送
  • 個人写真の照合や編集
  • 卒業アルバムの購入申込
  • 卒業アルバムの配本または発送の際の照会

第三者の利用

当会は、上記の卒業アルバム編集作業上必要な利用範囲の中で、当該個人情報の一部または全部を第三者に提供することができる。ただし、その際は上記基本原則にのっとり、当該第三者との間で個人情報保護の為の規約を別途定めなければならない。

保有する個人情報の開示等

当会は、学生から個人情報保護法の定めるところに基づき保有する個人情報の開示・利用目的の確認・訂正等の請求を受けた時には、それが本人からの請求であることを確認の上、速やかに対応しなければならない。

保有する個人情報の保護

当会は、名簿をはじめとした保有するすべての当該個人情報の保護にあたっては、パスワードで保護されたコンピューターで保管し、強固なセキュリティにより外部からの侵入を防ぐ。

住所等記入用紙

学生や教官本人の自筆による個人情報が記載された用紙については、施錠された会室内に厳重に保管する。

廃棄処分等

当会が保有するすべての当該個人情報は、当該年度終了後、卒業生への卒業アルバム配本等の必要性から、会長が相当と認める3年を目安とした年限まで保管する。なお、この規定は、当会が保有する当該個人情報の一部または全部を随時処分することを妨げない。また、卒業アルバムの配本が終了していない学生の当該個人情報については、この規定の対象外とする。当該個人情報を処分する際は、専門業者による溶解処理や記録媒体からの完全な削除を行う。

４. 雑則

規約の公開

この規約は、当会公式ホームページを通じて一般に公開する。

規約の変更

この規約は、当会及び社会の個人情報管理に関する認識を踏まえ、より適切なものとなるよう随時見直される。